Skutki, jakie niesie za sobą źle skonstruowana umowa handlowa z kontrahentem zagranicznym
Obrót z kontrahentami zagranicznymi kwitnie. Polskie firmy są najczęściej dostawcami czy sprzedającymi. Niejednokrotnie współpraca opiera się na lakonicznych zamówieniach albo ofertach i ich przyjęciach do realizacji. Dopóki dostawa jest bez opóźnień a kontrahent zagraniczny płaci w terminie, przedsiębiorca polski rzadko kiedy zwraca uwagę, aby choć w minimalnym zakresie zabezpieczyć swoją pozycję na wypadek sytuacji konfliktowej. Problem pojawia się wtedy, gdy okazuje się, że kontrahent zagraniczny nie jest zadowolony z opóźnionej dostawy, nawet niezawinionej przez stronę polską, zaczyna wyceniać swoje straty z tytułu opóźnienia, nie płaci za dostawę i – co często bywa – dalej zamawia. Wtedy polski przedsiębiorca z jednej strony pragnie utrzymać współpracę i realizuje dalsze zamówienia, a z drugiej strony już wie, że nie uniknie problemów, sięga do umowy/zamówienia i zaczyna sobie zdawać sprawę, że nie ma szans. Dlaczego? Od strony formalnej nie zabezpieczył tej współpracy przez brak czasu, wiedzy.
Tematyka zabezpieczania współpracy z kontrahentami zagranicznymi jest dość obszerna i uzależniona co najmniej od przedmiotu umowy i kraju z jakiego pochodzi nasz kontrahent, dlatego poniżej w zarysie i jedynie sygnalizacyjnie przedstawione zostaną zapisy na które należy zwrócić uwagę.
Zadbaj o właściwą komparycję umowy
Istotną częścią umowy jest ta część, która znajduje się nad paragrafem pierwszym.. Jest to komparycja umowy, Wynika z niej to, między kim a kim zawarta jest umowa i kto reprezentuje każdą ze stron. Sprawdź zatem w rejestrach on line firmę z którą zawierasz umowę, dowiedz się kto ją reprezentuje i zawrzyj umowę tylko z osobą uprawnioną do reprezentacji i zaciągania zobowiązań w imieniu kontrahenta. Jeśli zobaczysz, że nie zgadzają się dane osoby z rejestru z osobą, z którą się kontaktujesz poproś o pełnomocnictwo, zapytaj wprost, choćby w korespondencji e-mail, czy osoba ta posiada uprawnienia do zawarcia umowy i na jakiej podstawie. Wykażesz się wtedy przezornością i zabezpieczysz się przed sytuacją, w której kontrahent zagraniczny podważy wartość umowy bo uzna, że w imieniu firmy umowę zawarła osoba nieuprawniona do reprezentacji.
Konwencja wiedeńska wchodzi z automatu
Jeśli zawierasz umowę z kontrahentem, którego siedziba mieści się w państwie które podpisało Konwencję Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów” sporządzoną 11 kwietnia 1980 r. w Wiedniu – tzw. „Konwencję wiedeńską”.
Tych państw jest bardzo dużo, np. Bułgaria , Chile, Chiny, Egipt, Francja , Gruzja, Hiszpania, Holandia, Irak, Kuba, Litwa, Meksyk, Niemcy, Norwegia, Słowacja, Stany Zjednoczone Ameryki, Szwajcaria, Szwecja, Węgry, Włochy i inne.
Należy pamiętać, że jeśli wprost w zamówieniu czy umowie nie zostanie wyłączone z kontrahentem zagranicznym stosowanie ww. konwencji to będzie ona miała zastosowanie do umowy sprzedaży towarów. Reguły zawarte w Konwencji wiedeńskiej mają zastosowanie do takiej umowy w pierwszej kolejności.
Konwencja wiedeńska reguluje bardzo wiele pomocnych we współpracy kwestii od oferty po dostawy towarów, ale jeśli kontrakt oparty jest o jej działanie – to inaczej niż w prawie polskim – nie można zwolnić się z odpowiedzialności wykazując, że naruszenie ustalonych warunków umowy wynikało z okoliczności za które za które dana strona nie odpowiada. Innymi słowy – jeśli dostarczasz towary i opóźniasz się z dostawą to odpowiadasz za opóźnienie nawet wtedy, gdy nastąpiło ono bez Twojej winy. Zatem w zależności którą jesteś strona w umowie, stosowanie bądź nie Konwencji wiedeńskiej może okazać się zbawienne, albo pogrążające Twoją firmę. Przed rozpoczęciem współpracy należy zatem ustalić jakie umowy międzynarodowe stosuje się do kontrahenta z którym zamierzamy współpracować, a w szczególności czy pochodzi z państwa, które przystąpiło do Konwencji wiedeńskiej.
Ograniczenie odpowiedzialności to podstawa jeśli jesteś dostawcą/sprzedającym
Jeśli Twoja firma dostarcza kontrahentowi zagranicznemu towary, musisz zakładać, że może zdarzyć się tak, że będziesz miał „poślizg”, naruszysz termin dostawy. Wtedy grozić może wypłata sporego odszkodowania, bo kontrahent wyceni sobie utracone korzyści. Warto zatem przeforsować klauzulę Limitation of Liability.
Przykład:
„Other than as set forth in paragraph X or upon the breach of any warranty, neither Buyer or Seller shall be liable to the other for any indirect, special, incidental or consequential damages arising out of or related to this agreement or any performance hereunder, even if such Party has advance notice of the possibility of such damages, whether based on theory of contract, tort, strict liability or otherwise”.
Polska jurysdykcja
Procesowanie się z kontrahentem zagranicznym poza granicami Polski może okazać się bardzo drogie, a czasami wręcz niepłacalne. Dlatego najlepiej poddać umowę pod prawo polskie.
Przykład:
„This Agreement shall be governed by and construed in accordance with the laws of Republic of Poland without regard to the conflicts of law pronciples thereof. „This Agreement has been prepared, is being executed and delivered, and is intended to be performed in the Republic of Poland, and the laws of such state and the applicable substantive law of the European Union shall govern the validity, construction, enforcement and interpretation of this Agreement.”
Jeżeli jednak zagraniczny kontrahent nie chce się zgodzić na polski państwowy wymiar sprawiedliwość, można wtedy zaproponować polski arbitraż. Może być to opcja do zaakceptowania przez zagraniczny podmiot, ponieważ arbitraż jest częstym rozwiązaniem stosowanym przez partnerów z zagranicy.
Klauzul, o które należy zadbać w umowie z kontrahentem zagranicznym jest znacznie więcej, dlatego warto, aby każda oferta, zamówienie, umowa z partnerem z zagranicy została poddana analizie i nie była zawierana bez jej negocjacji. Należy pamiętać, że „W biznesie nie dostajesz tego, na co zasługujesz, dostajesz to co wynegocjujesz” – dr Chester Karass.
Zapraszam do zorganizowania szkolenia zamkniętego w firmie z umów handlowych
lub do uczestnictwa w najbliższym szkoleniu otwartym na którym jestem wykładowcą
