Twoi pracownicy pracują zdalnie? Musisz znać te zasady

Epidemia udowadnia nam, że praca zdalna jest możliwa i może być efektywna. Ale co na to prawo? Na jakiej podstawie możemy zlecić pracownikowi pracę zdalną?

Nie ma konkretnej daty, do której możesz zlecać pracę zdalną

Przepisy tzw. tarczy antykryzysowej wprowadziły możliwość czasowego polecenia pracownikom pracy zdalnej. Rozwiązanie to początkowo obowiązywać miało do 4 września 2020 roku. Z uwagi na nieprzemijającą pandemię i konieczność organizowania pracy w trybie zdalnym, ustawodawca zdecydował się na przedłużenie okresu obowiązywania przepisów, które regulują pracę zdalną. I tak możliwość pracy zdalnej przedłużona została od 5 września 2020 roku na cały okres obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w ciągu trzech miesięcy po ich odwołaniu. Zatem, nie ma konkretnej daty, do której stosowana może być praca zdalna. Na terenie RP nadal – do odwołania – obowiązuje stan epidemii ogłoszony 20 marca 2020 roku.

Są natomiast zasady, których musisz przestrzegać

Obecnie mamy następujące (ogólne) zasady pracy zdalnej:

nie wymaga ona zgody pracownika,
może być odwołana w każdym czasie,
po stronie pracownika musi mieć umiejętności, możliwości lokalowe i techniczne,
pracodawca może polecić pracę zdalną np.
– przy wykorzystywaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, (np. e-mail, telefon, programy do wideorozmów),
– przy wykonywaniu części wytwórczych lub usług materialnych.
pracodawca powinien zapewnić pracownikami inne miejsce do pracy, jeśli pracownik zgłosi pracodawcy brak odpowiednich warunków do wykonywania pracy zdalnej w domu,
pracownika ma obowiązek prowadzenia ewidencji wykonanych czynności, która uwzględnia opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania,
pracodawca zapewnia narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej,
jeśli pracodawca nie zapewni narzędzi i materiałów, to pracownik może używać własnych narzędzi lub materiałów, ale pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Nigdzie nie został natomiast uregulowany obowiązek zwrotu pracownikowi kosztów, gdy korzysta on z własnych narzędzi. Nie ma też obowiązkowej rekompensaty pieniężnej za użytkowanie prywatnego Internetu, biurka itd.

Praca zdalna może odbywać się także na kwarantannie

Kwarantanna oznacza odosobnienie osoby zdrowej, u której nie stwierdzono zakażenia chorobą zakaźną, a która była narażona na takie zakażenie.

ZUS zaprezentował swoje stanowisko w sprawie pracy zdalnej w okresie kwarantanny:

Okres, w którym pracownik podlega obowiązkowi kwarantanny, nie jest tożsamy z niezdolnością do pracy z powodu choroby.
Na mocy art. 3 ustawy z 2.03.2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych praca zdalna może zostać polecona, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy.
W przypadku, gdy pracownik nie wystąpi o zasiłek chorobowy oraz w uzgodnieniu z pracodawcą będzie wykonywał pracę zdalną, prawo do zasiłku chorobowego nie będzie mu przysługiwało. Będzie natomiast przysługiwało wynagrodzenie za wykonaną pracę.
Jak informuje ZUS, w ustawie uchwalonej przez Sejm 22 października 2020 roku zagadnienie to zostało jednoznacznie uregulowane. Ustawodawca wprost wprowadza rozwiązanie, które dopuszcza możliwość wykonywania pracy zdalnej w okresie kwarantanny.

Projekt nowelizacji pracy zdalnej, która ma zostać wprowadzona do kodeksu pracy w 2021 roku

Obecnie, oprócz ogólnych zapisów o pracy zdalnej wprowadzonych w związku z epidemią, praca zdalna nie jest uregulowana w sposób, który rozwiązywałby wszystkie kluczowe problemy pracodawców i pracowników w tym zakresie. Dlatego, trwają prace nad kształtem zapisów pracy zdalnej. Projektowane zmiany mają tak zwolenników, jak i przeciwników. Główny zarzut jaki obecnie pojawia się do projektu nowelizacji dotyczy: obszerności regulacji, szczegółowości, która pozostawia mało miejsca na decydowanie przez strony o kształcie tego sposobu pracy, a także podobieństwa do telepracy, która jest już uregulowana w kodeksie pracy.

Praca zdalna ma być definiowana jako całkowite lub częściowe wykonywanie pracy poza stałym miejscem jej świadczenia określonym w umowie o pracę. Projekt ustawy dopuszcza możliwość pracy w systemie hybrydowym tj. częściowo zdalnie, a częściowo ze stałego miejsca wykonywania pracy.

Uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej będzie mogło nastąpić w momencie zawierania umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia. Wykonywanie pracy zdalnej może nastąpić z inicjatywy pracownika lub pracodawcy, ale ogólną zasadą jest zgoda obu stron na taką formę świadczenia pracy. Projekt przewiduje możliwość wydania przez pracodawcę polecenia wykonywania pracy zdalnej (bez zgody pracownika) w przypadku, gdy został wprowadzony stan nadzwyczajny lub stan epidemii, bądź gdy jest to niezbędne do zapewnienia standardów BHP.

Wymagane będzie ustalenie zasad pracy zdalnej w formie porozumienia zawartego ze związkami zawodowymi, a w przypadku braku związków, w regulaminie uzgodnionym z przedstawicielami pracowników lub w porozumieniu zawartym z pracownikiem wykonującym pracę zdalną. Zasady wykonywania pracy zdalnej powinny określać

sposób ustalania ekwiwalentu pieniężnego, gdy pracownik wykorzystuje własny sprzęt do pracy,
zasady porozumiewania się z pracownikiem,
sposób i formę kontroli miejsca pracy zdalnej.

Pracownik będzie mógł pracować zdalnie, tylko gdy będzie dysponował odpowiednimi warunkami lokalowymi i technicznymi (pracownik składa w tej sprawie oświadczenie). Pracodawca będzie zobowiązany do dostarczenia pracownikowi wykonującemu pracę zdalnie niezbędnych materiałów i narzędzi, pokrycia kosztów związanych z ich instalacją i konserwacją, jak również zapewnienia niezbędnej pomocy technicznej i szkolenia.

Pracodawca będzie mógł kontrolować sposób wykonywania pracy zdalnej. Kontrola będzie mogła odbywać się w godzinach pracy, za uprzednią zgodą pracownika. Obowiązki pracodawcy w zakresie BHP nie uległy zmianom w stosunku do obecnie obowiązujących przepisów o telepracy.

Powyższe zasady zmierzałyby do zastąpienia pracą zdalną telepracy, której regulacja znajduje się w kodeksie pracy. Na ten moment nie wiadomo jaki kształt ostatecznie przyjmie praca zdalna, jeśli zostanie wprowadzona do kodeksu pracy.

Kto zwraca koszty pracy zdalnej… i czy w ogóle zwraca

Nie ma regulacji, które dotyczą rozliczania kosztów pracy zdalnej ponoszonych przez pracowników. Wiadomym jest, że do obowiązków pracodawcy należy zapewnienie odpowiednich narzędzi, materiałów oraz obsługi logistycznej. Ale, jeżeli pracownik ma taką możliwość, to może używać swoich prywatnych narzędzi i materiałów. Jednak pod warunkiem, że będzie możliwość:

ochrony informacji poufnych
ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa
danych osobowych, a także
informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Są zatem dwie możliwości:

Pracodawca przekazuje pracownikowi narzędzia i materiały np. komputer, drukarkę, papier, telefon do pracy zdalnej etc – nie ma obowiązku pokrycia innych kosztów niż obsługi logistycznej, czyli nie ma obowiązku zapłaty np. za transfer Internetu.
Pracodawca nie przekazuje narzędzi i materiałów, bo pracownik korzysta z własnych – również nie ma obowiązku pokrycia kosztów ponoszonych przez pracownika.

Niewątpliwie, pracownik podczas pracy zdalnej ponosi dodatkowe koszty, choćby większego zużycia prądu, czy też np. transferu Internetu. Jednak nie ma podstawy prawnej na mocy której mógłby obecnie domagać się zwrotu poniesionych kosztów. Owszem, w projekcie tarczy antykryzysowej proponowano, by pracownikowi przysługiwało dodatkowe 100 zł, jednak ten pomysł nie został przyjęty.

Pozostaje więc rozwiązanie, które mówi o tym, aby pracownik i pracodawca ustalili samodzielnie warunki zwrotu ponoszonych kosztów i ich wysokości.

Ekwiwalent w ustaleniach między pracownikiem a pracodawcą

Niewątpliwie praca zdalna i telepraca to dwa różne sposoby świadczenia pracy. Ale podczas telepracy, podobnie jak pracy zdalnej pracownik i pracodawca porozumiewają się z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej a pracodawca:

dostarcza niezbędny sprzęt lub
wykorzystywany jest sprzęt stanowiący własność telepracownika.

Jeśli pracodawca dostarcza sprzęt telepracownikowi, to pokrywa koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu (tak w art. 6711 § 1 Kodeksu pracy). Jeśli wykorzystywany jest sprzęt stanowiący własność telepracownika, to telepracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w porozumieniu lub regulaminie (tak w art. 6711 § 3 Kodeksu pracy).

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu bierze się pod uwagę:

normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz
ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe

Ekwiwalent jest wolny od podatku od osób fizycznych (art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT).

Ekwiwalent w przypadku pracy zdalnej jest dobrą praktyką, ale nie obowiązkiem pracodawcy.

Istnieje rozwiązanie

Niewątpliwie brak zasad rozliczania kosztów pracy zdalnej poniesionych przez pracownika nie jest jedynym problemem pracodawców. Inne to:

brak kontroli nad pracownikami, chyba, że wprowadzony zostanie w firmie system monitorowania zdalnych użytkowników komputerów i serwerów,
ryzyko wycieku poufnych informacji, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa,
wypadki przy pracy, bo nie specjalnego trybu postępowania w przypadku wypadków podczas pracy zdalnej a przecież wobec braku możliwości kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej kwestie dowodowe mogą być utrudnione.

W zakresie zwrotu kosztów pracy zdalnej rozważyć można takie rozwiązania:

wypłacenie pracownikom ekwiwalentu za używanie sprzętu własnego, który podlega zwolnieniu przedmiotowym z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT,
wypłacenie pracownikom ekwiwalentu za korzystanie podczas pracy zdalnej z łączą internetowego lub za większe zużycie mediów, ale nie będzie to używanie sprzętu własnego i pracodawca musi obliczyć i pobrać od takiego ekwiwalentu zaliczkę na podatek dochodowy.

Rozwiązania te można wprowadzić do regulaminu pracy zdalnej lub (rekomendowane) ustalić w porozumieniu z pracownikiem np. w wysokości ryczałtowej, regulując też bardziej szczegółowo obowiązek dochowania poufności co do tajemnicy pracodawcy, ochrony danych osobowych, do których pracownik ma dostęp, a także umożliwienie kontroli miejsca pracy w przypadku zgłoszonego przez pracownika wypadku przy pracy.

Oczywiście takie rozwiązania obowiązywałyby do czasu wprowadzenia – prawdopodobnie w roku 2021 – rozwiązań tych kwestii na poziomie ustawowym.